Control de expedientes
El sistema de control de expedientes se apoya en modelos de procedimientos prediseñados con la herramienta de definición de modelos de tramitación. Esta aplicación fue inicialmente concebida para ser usada de manera interna de forma que nuestros clientes recibían un conjunto de procedimientos y una aplicación para gestionarlos.
Poco a poco han asumido la responsabilidad de diseñar y poner en producción nuevos procedimientos de forma autónoma, esta nueva situación nos ha llevado a replantear por completo la herramienta de modelado para ofrecer importantes mejoras funcionales y de uso.
El sistema permite mantener toda la información básica necesaria para la posterior definición de los procedimientos. Esto es:
a) Definir los calendarios de festivos que afectarán al cómputo de los vencimientos de las fases de los expedientes y a los procedimientos en su conjunto.
b) Mantener la estructura orgánica de la Entidad jerarquizada en órganos, unidades administrativas e integrantes de las unidades administrativas.
c) Asignar plantillas y procedimientos a las unidades administrativas.
d) Consultar desde la propia definición la situación de las bandejas de expedientes de las unidades.
e) Definir los procedimientos administrativos: datos generales del procedimiento, así como sus propiedades y derechos de consulta.
f) Definir la jerarquía de actos administrativos del procedimiento de su inicio a su final.
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- Asignación de fases
- Asignación de unidades
- Asignación de plantillas
- Asignación de requisitos.
- Establecer las propiedades de cada uno de los elementos anteriores.
g) Ver las cargas de trabajo de las unidades que gestionan el tipo de expediente con el que trabajamos.
h) Copiar y pegar modelos completos o ramas de los modelos.
i) Establecer los perfiles de acceso a las tipologías documentales a nivel de usuarios, cargo y unidad administrativa.
j) Reorganización las estructuras orgánicas.
Para el desarrollo de estas tareas se ofrecen los siguientes elementos de uso:
1) Un interfaz contextual que solo permite a los usuarios hacer lo que el programa dicta en cada lugar.
2) Uso intensivo del “arrastrar y soltar” para evitar el uso de códigos difíciles de recordar.
3) Usa un buscador contextual que filtra o busca en cada lugar lo que necesitamos recuperar.
4) Herramientas asociadas a cada mantenimiento: copiar / pegar, conteo, propiedades.
5) Integración con los datos de explotación del expediente.
